Před a po: digitalizace personalistiky vás zbaví těchto starostí

Digitalizace personalistiky a mezd vás osvobodí od starostí „starého světa“.

Představte si, že ve firmě používáte moderní platformu, kde zaměstnanci mohou zadávat požadavky na dovolenou, oznamovat nemoci nebo vykazovat docházku online a odkudkoli. Každá pracovní smlouva se automaticky generuje z elektronického osobního dotazníku a celý „paperless“ proces uzavírá elektronický podpis s biometrií.

‍O tom už dnes nemusíte jen snít! Pojďte se podívat, jak naše mzdové aplikace v praxi pomáhají podnikatelům i jejich zaměstnancům.

Zpracování mezd – od papírů k automatizaci

Před:

‍Mzdová účtárna je zavalená hromadou šanonů a složek. Zaměstnanci nebo jejich nadřízení musí každý měsíc v určitém termínu přinést papír s přehledem docházky, v lepším případě xls tabulku.

Za mzdovkou jdou osobně nebo posílají e-mail i ve chvíli, kdy nastane změna (např. narození dítěte, nové trvalé bydliště nebo číslo účtu).

Mzdová účetní individuálně zpracovává každý požadavek. Když se proces zkomplikuje, mzdy odchází nesprávně spočítané a někdy i se zpožděním. Nakonec účetní tiskne výplatní pásky a předává je zaměstnancům.

Po:

• Digitální mzdová účtárna eHR s integrovanou aplikací Tria přeměňuje proces zpracování mezd a personalistky na bezpapírový. Veškerá dokumentace je uložena elektronicky na jednom místě.
• Zaměstnanci mají svůj zabezpečený přístup, v systému zadávají docházku, nadřízený jim ji schválí a podklady jsou tak dostupné všem, kdo je potřebují, a v reálném čase.
• Informace přes API putují do nástroje pro zpracování mezd, kde mzdová účetní díky automatizaci neztrácí čas administrativou.  
• O změny zaměstnanci také žádají online. Nové údaje se po elektronickém schválení nadřízeným obratem nahrají do mzdového systému. Manažer v aplikaci vidí nástěnku s úkoly, které čekají na jeho schválení nebo vyřešení.
• Systém hlídá zákonné požadavky dle implementované personální a mzdové legislativy ČR.
• Výplatní pásky, potvrzení a ostatní podklady se automaticky ukládají v Zaměstnanecké kartě uživatele a může si je kdykoli stáhnout.

Nástupy, výstupy a zaměstnanecká karta

Před:

‍Přijetí nových zaměstnanců nebo jejich odchod znamenají ruční přípravu smluv i výpovědí – personalistka se potká se zaměstnancem, aby zjistila jeho osobní údaje a další potřebné informace, potom přepíše vzor dokumentu ve Wordu, vytiskne a zaměstnanec na schůzce smlouvu podepíše.

Musí myslet na to, aby nový pracovník dodal všechny podklady, které dle zákona k nástupu potřebuje.

Po:

• Vše začíná vyplněním elektronického vstupního dotazníku zaměstnancem, následně za pomoci virtuální personalistky a mzdové účetní vzniká tzv. digitální pracovní poměr (evidence zaměstnance v systému).
• Aplikace mimo jiné rozpozná rodné číslo, automaticky podle něj doplní datum narození nebo ověří, zda číslo účtu zaměstnance existuje a jestli neudělal překlep. Pokud některý údaj nezadá, přijde mu notifikace, aby data doplnil.
• Naše Tria pomáhá se sběrem dat pro reporting statistik o průměrném výdělku, vzdělání a podobně. V dotazníku zaměstnanec vybírá svou školu a obor z číselníku, který mu nabízí pouze ty, které v době studia skutečně existovaly, čímž zabraňuje chybám.
• Na pozadí se automaticky vygenerují pracovně právní dokumenty jako jsou smlouvy, mzdové výměry atd. podle šablon, které si firma připraví (včetně vlastních textů o náplni práce, grafických prvků apod.).
• Systém hlídá, aby zaměstnanec před nástupem doložil absolvování lékařské prohlídky (případně i školení a další náležitosti podle potřeb firmy).
• Zaměstnanec smlouvy podepíše elektronicky s biometrickými prvky. Od října 2023 je online podpis dle zákona plně uznávaný i v pracovně-právní oblasti.

Docházka a plánování směn

Před:

‍Vedoucí pracovník má tabulku v Excelu, kde každý měsíc plánuje docházku svým podřízeným. Zaměstnanec náhle požádá o dovolenou, takže si vedoucí musí vyhradit čas, aby tabulku přepracoval a s každým si potvrdil změny.

Pro žádost o dovolenou zaměstnanci opět vyplní formulář ve Wordu, vytisknou, nechají podepsat nadřízeným a přiloží k docházce na konci měsíce.

Po:

• Manažeři v systému v reálném čase plánují a upravují směny (nebo si je mohou plánovat sami zaměstnanci – záleží, jak se firma nebo konkrétní oddělení rozhodne).
• V modulu měsíčních uzávěrek dochází k řízenému procesu kontroly a uzavírání docházek, které se automaticky nahrávají do systému zpracování mezd. Systém zároveň kontroluje dodržování počtu odpracovaných hodin, fond pracovní doby atd.
• Zaměstnanci na stejném místě žádají o dovolené i jiné nepřítomnosti.

Roční zúčtovaní daní zaměstnanců (RZD)

Před:

‍Každoroční „růžové peklo“ zablokuje mzdovou účtárnu na několik týdnů. Probíhá intenzivní sběr podkladů od zaměstnanců (do kanceláře nosí nebo posílají dokumenty jako potvrzení o příspěvcích na penzijní spoření, o zaplacených úrocích z hypotéky apod.).

Účetní zakládají papíry do složek a šanonů a přepisují informace do mzdového systému.

Po:

• Zaměstnanci nevyplňují žádná papírová prohlášení. Vše se odehrává v aplikaci, která ukládá i elektronické podklady k RZD.
• Poskytnuté informace a nahrané podklady mají mzdové účetní k dispozici v online prostředí naší aplikace Tria.
• Díky API rozhraní se údaje zadané zaměstnanci automaticky přenášejí do mzdového systému.

Komunikace se mzdovou účtárnou

Před:

‍Když má někdo požadavek na mzdovou účetní, zavolá jí nebo se za ní zastaví osobně. Neexistuje jednotný přehled žádostí – je na každé mzdovce, aby se v nich orientovala, a zaměstnanci si musí hlídat, že je skutečně hotovo.

Po:

• Kompletní personální, docházková a mzdová komunikace probíhá automatizovaně prostřednictvím platformy Tria – zaměstnanci své požadavky zadávají online.
• Ad hoc komunikace se mzdovými účetními v rámci externího zpracování mezd pak probíhá přes systém Service Desk, díky kterému na jednom místě efektivně spravujeme e-maily, interní tickety a celou zákaznickou komunikaci.
• Odpadají tak problémy související s e-maily (vyhledávání, kontrola vyřízení požadavku, hodnocení) i s osobním předáváním požadavků, kdy zcela chybí jejich evidence.

Decathlon díky digitalizaci a automatizaci šetří 1 084 h měsíčně. A co vy?

Díky systému Tria tráví prodejní poradci našeho klienta Decathlon až o 58 % méně hodin plánováním směn a jejich kontrolou.

Personalistům (HR) zabere správa zaměstnanců, příchodů, odchodů atd. o 71 % méně času. Payroll administrátoři připravují mzdové podklady a hlídají zákonné požadavky o 67 % rychleji.

Láká vás svět moderní mzdové kanceláře a personalistiky?

Pojďte s námi ušetřit a usnadněte život sobě i zaměstnancům. Obraťte se na nás – rádi vám pomůžeme s přechodem do onlinu, implementací nástrojů, mzdovým auditem i samotným účtováním.