Pracovní cesty: kdy vyplňovat cestovní příkaz? Příklady z praxe

Zatímco začátkem roku se zabýváme novými sazbami či legislativními změnami, v tomto článku vám odpovíme na časté otázky, které dostáváme v souvislosti s pracovními cestami a cestovními příkazy. Dozvíte se, zda je cestovní příkaz povinný nebo jak místo výkonu práce ovlivňuje nárok na stravné během pracovních cest. Vše vysvětlíme také na praktických příkladech.

K čemu slouží cestovní příkaz?

Cestovní příkaz se vyplňuje, když zaměstnavatel vyšle svého zaměstnance na pracovní cestu. Obvykle obsahuje:

• datum a dobu trvání cesty
• a místo, kde bude zaměstnanec vykonávat svou práci.

Dle zákona je pracovní cestou časově omezené vyslání zaměstnance mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.

Cestovní příkaz je nejen podkladem pro výpočet stravného a vedlejších prokazatelných nákladů vzniklých během služební cesty, ale slouží i jako doklad činnosti pracovníka v pracovní době.

Přijde vhod například při posouzení, zda je úraz zaměstnance pracovním úrazem. Pokud dojde ke zranění na služební cestě schválené zaměstnavatelem na základě cestovního příkazu, je automaticky považováno za pracovní. Proto se všeobecně doporučuje cestovní příkazy vyplňovat a evidovat.

Je cestovní příkaz povinný?

Žádný zákon nestanovuje povinnost používat formulář „Cestovní příkaz“. Pokud na něm tedy zaměstnavatel ani zaměstnanec netrvají, obejdou se bez něj.

Od roku 2012 se však zaměstnanec nemůže dobrovolně vzdát zákonného stravného. To znamená, že když ho zaměstnavatel vyšle na krátkou pracovní cestu např. na území Prahy, je povinen mu proplatit stravné v případě, že má zaměstnanec ve smlouvě jako místo výkonu práce uvedenou přesnou adresou v Praze (tzn. vyráží na služební cestu jinam, než kde běžně pracuje).

Tento postup je závazný i pro společníky a jednatele, na něž se z pohledu cestovních náhrad pohlíží stejně jako na zaměstnance.

Z toho vyplývá, že zaměstnavatel nemusí vyplňovat cestovní příkaz, ale musí spočítat stravné za pracovní cestu a toto stravné zaměstnanci proplatit.

Aktuální stravné podle délky služební cesty zaměstnance najdete v článku o cestovních náhradách v ČR.

Místo výkonu práce sjednané ve smlouvě a jeho vliv na pracovní cestu

Už jsme zmínili, že pracovní cestou se dle zákona myslí vyslání zaměstnance mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Právě podle smluvního místa výkonu práce se odvozuje, kdy se jedná o pracovní cestu a kdy ne.

Dle zákona však pro účely pracovní cesty nelze jako místo výkonu práce stanovit větší území než jednu obec, i když v pracovní smlouvě může být uvedena například celá ČR.

Jak tedy určit, jestli šlo o pracovní cestu a zda má zaměstnanec nárok na cestovní náhrady?

• Ve smlouvě je přesná adresa místa výkonu práce: za pracovní cestu se považuje vyslání zaměstnance kamkoli včetně území stejné obce (např. ve smlouvě je uvedeno místo Smetanova 3, Praha, takže pracovní cestou je i jednání, školení nebo seminář jinde v Praze).
• Podle smlouvy je místem výkonu práce celá obec: v tomto případě není cesta na území obce považována za služební a nebude tedy náležet stravné. Zaměstnanec má však nárok na proplacení prokázaných výdajů (jízdenky, parkovné, …) spojených s výkonem zaměstnání.‍
• Ve smlouvě je místo výkonu práce určeno šířeji (kraj, celá ČR…): pak se z hlediska cestovních náhrad za místo výkonu práce považuje obec, kde pracovník nejčastěji začíná své pracovní cesty. Jestliže z povahy práce vyplývá časté cestování, může se pro účely cestovních náhrad za místo výkonu práce považovat bydliště pracovníka. Tento postup lze uplatnit, i když v místě jeho bydliště nemá zaměstnavatel sídlo ani jinou organizační složku.

Stejné podmínky platí i pro zahraniční pracovní cestu. Ta začíná překročením hranic ČR (v případě letecké dopravy odletem letadla). Zaměstnanci v tomto případě náleží stravné dle sazeb vyhlášených ministerstvem financí pro ten stát, kde vykonává práci.

Praktické příklady pracovních cest a nároku na stravné

Příklad 1: Cesta na jednání do jiného města a přesná adresa místa výkonu práce

Pan Novák pracuje ve společnosti jako obchodní zástupce. V pracovní smlouvě má sjednané místo výkonu práce na adrese, kde se nachází kanceláře firmy (např. Smetanova 3, Praha). Společnost se nyní pokouší uzavřít smlouvu s novým odběratelem, který sídlí v Kolíně. Zaměstnavatel vyšle pana Nováka na pracovní jednání s tímto odběratelem.

Pan Novák tak bude pracovat v Kolíně, tedy mimo sjednané místo výkonu. Znamená to, že bude vyslán na služební cestu a měl by vyplnit cestovní příkaz. Získává nárok na proplacení stravného a vedlejších prokazatelných výdajů.

Pokud by pan Novák neměl v pracovní smlouvě konkrétní adresu, ale např. celé město Praha, stále by se jednalo o pracovní cestu, protože jede do Kolína.

Příklad 2: Cesta na jednání do jiného města a místo výkonu práce v celém kraji

Vezmeme si obdobnou situaci z příkladu 1, ale tentokrát je dle smlouvy místem výkonu práce pana Nováka celý Středočeský kraj. Pan Novák jede znovu na jednání s odběratelem do Kolína (ten se nachází ve Středočeském kraji).

I v tomto případě se bude jednat o pracovní cestu. Z hlediska cestovních náhrad totiž může být místo výkonu práce větší než jedna obec. Ačkoli pan Novák podle své smlouvy pracuje ve Středočeském kraji, pro účely služební cesty je za jeho místo výkonu práce považováno pouze město Praha, kde má zaměstnavatel pana Nováka svou kancelář.

Pan Novák tedy z hlediska nároku na cestovní náhrady v rámci tohoto jednání vykonává svou práci mimo místo výkonu a má tedy nárok na cestovní náhrady.

Příklad 3: Cesta na školení v obci, která je zároveň místem výkonu práce

Pan Dvořák také pracuje jako obchodní zástupce, ale v pracovní smlouvě má jako místo výkonu práce uvedeno město Praha. Pan Dvořák byl vyslán na školení, které se bude konat v přednáškové místnosti kulturního centra v centru Prahy.

V tomto případě se nejedná o pracovní cestu a pan Dvořák nebude vyplňovat ani cestovní příkaz. V této situaci nemá nárok na vyplacení stravného. Zaměstnavatel mu může proplatit prokazatelné výdaje jako například lístek na MHD, kterým se na dané školení dopravil.

Příklad 4: Cesta na školení ve stejné obci, kde se nachází adresa místa výkonu práce

Pan Novotný je také obchodní zástupce a jeho místem výkonu práce dle pracovní smlouvy je přesná adresa kanceláří jeho zaměstnavatele (např. Dvořákova 4, Praha). Pan Novotný byl vyslán na stejné školení v Praze jako pan Dvořák z předchozího příkladu.

Jelikož má pan Novotný přesně dané místo výkonu práce, je toto školení pro něj pracovní cestou a měl by vyplnit cestovní příkaz. Z toho vyplývá, že pan Novotný má na rozdíl od pana Dvořáka nárok na stravné a proplacení prokazatelných výdajů.

Příklad 5: Zahraniční pracovní cesta

Pan Kohout byl vyslán na jednání do Bratislavy. V pracovní smlouvě má jako místo výkonu práce uvedené město Praha.

Pan Kohout by měl vyplnit cestovní příkaz, protože se jedná o pracovní cestu mimo sjednané místo pracovního výkonu. Do doby, než překročí hranice, má nárok na tuzemské (české) stravné. Po překročení hranic má nárok na stravné dle sazby vyhlášené pro Slovenskou republiku.

Pro další informace si přečtěte článek o cestovních náhradách na Slovensku.

Příklad 6: Pracovní cesty a místo výkonu práce stanovené jako celý kraj

Pan Kačer pracuje jako servisní technik. V pracovní smlouvě má jako místo výkonu práce sjednaný celý Středočeský kraj a Prahu. Z pohledu cestovních náhrad je takto vymezené místo výkonu práce velmi široké.

Pro účely stanovení cestovních náhrad můžeme místo výkonu práce pana Kačera stanovit podle místa trvalé provozovny zaměstnavatele. Tento postup lze použít v případě, že pan Kačer každou svou pracovní cestu začíná z této provozovny (musí se ráno „nahlásit“ do práce a poté pokračuje v cestě za zákazníkem).

Další možností je stanovení místa výkonu práce dle bydliště pana Kačera, pokud se tato obec neshoduje s tou, kde má zaměstnavatel provozovnu. Tento postup lze použít za předpokladu, že pan Kačer na pracovní cesty vyjíždí rovnou z domu a nemusí se tzv. „nahlásit“ u zaměstnavatele.

Nevíte si rady s účtováním pracovních cest?

Přenechte své účetní starosti odborníkům. Rádi za vás zajistíme zpracování mezd nebo kompletní vedení účetnictví v Česku i na Slovensku. Ozvěte se na info@e-cons.cz a probereme s vámi možnosti spolupráce.