Novela zákona o účetnictví je zaměřena na digitalizaci a elektronizaci účetnictví, aby byla v co nejvyšší míře snížena administrativní zátěž vznikající při vedení účetnictví.
Nejdůležitější změny se týkají těchto oblastí:
1) Upřesnění definice elektronického a listinného účetního záznamu
V této oblasti novela zákona o účetnictví blíže a přesněji definuje, jak mají účetní záznamy vypadat v elektronické i listinné formě. Listinná a elektronická forma účetního záznamu bude nově posuzována jako rovnocenná. Účetní jednotka je povinna zabezpečit prokazatelnost účetního záznamu, věrohodnost jeho původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Toto může účetní jednotka zajišťovat pomocí podpisových záznamů osoby odpovědné za účetní záznam, pomocí vnitřního kontrolního systému apod.
2) Možnost transformace papírového účetního záznamu do elektronické podoby
Novela připouští možnost, jak papírový účetní záznam transformovat do elektronické podoby a naopak, kdy má účetní jednotka možnost tuto transformaci provést pouze jednou a se shodným obsahem. Z listinné do elektronické podoby je možné transformaci provést zaručenou konverzí či skenováním. Při opačné změně je potřeba veškerou dokumentaci vytisknout.
3) Možnost jednoduššího skenování listinných účetních dokumentů
Novela přináší možnost skenovat účetní dokumenty bez zaručené konverze, díky čemuž bude velmi usnadněna elektronická archivace účetní dokumentace. Účetní jednotka si může interním předpisem zvolit, v jaké formě bude účetní dokumentaci archivovat a tomu přizpůsobit veškeré vnitřní procesy a interní kontrolní systém.
Novela nestanovuje formu datového nosiče při zvolení elektronické formy. Je však potřeba pravidelně zálohovat účetní záznamy, mít interně ošetřeny platné licence a certifikáty, mít optimálně zabezpečeno úložiště dokladů vůči kybernetickým útokům a také je povinností zajistit splnění požadavků na věrohodnost účetního záznamu, neporušitelnost obsahu a čitelnost účetního záznamu.
Novela umožňuje archivovat účetní záznamy a dokumenty v elektronické formě i u dokumentů a záznamů vzniklých před účinností této novely.
4) Změny v oblasti odpovědných osob za účetní záznam
Novela zákona již nenařizuje, aby doklady obsahovaly vlastnoruční podpis osoby zodpovědné za účetní záznam. Účetní jednotka má možnost prokázat jak, kdy a kým byl daný účetní záznam pořízen přímo z účetního sw, může použít jakýkoliv prokazatelný elektronický podpis, nebo data poskytnout z vnitřního kontrolního systému. Dále také nově již nebude nutné na doklady vyznačovat na jaké účty bude daný účetní případ zaúčtován, ale též je účetní jednotka toto prokázat z evidence v účetním sw.
5) Změny ve formě ukládání ročních účetních závěrek do obchodního rejstříku
S účinností novely budou veškeré roční účetní závěrky a s ní související dokumenty ukládány do obchodního rejstříku výlučně v elektronické podobě. Nově jsou i neziskové organizace přesunuty do veřejné části rejstříku, které byly doposud v neveřejné části.
Pavla Vejtrubová
Accounting Consultant Senior