Náhrady mzdy za pracovní volno během akcí pro děti a mládež od 1. 1. 2024

Jezdí vaši zaměstnanci na dětské tábory jako vedoucí, vychovatelé či instruktoři? Můžete jim poskytnout volno s náhradou mzdy a požádat si o vratku této náhrady u ČSSZ. Od 1. 1. 2024 však u mzdových náhrad při pracovním volnu na akce pro děti a mládež došlo ke změnám v úhradách a podmínkách. Zorientujte se v nových pravidlech a připomeňte si i ta, která zůstávají stejná. 

Kdo má nárok na pracovní volno během tábora pro děti? 

Pracovní volno s náhradou mzdy přísluší pouze zaměstnancům v pracovním poměru, nikoliv zaměstnancům s dohodami mimo pracovní poměr (DPP, DPČ). Toto pracovní volno je bráno jako překážka pro jiný úkon v obecném zájmu a zaměstnavatel je povinen svého zaměstnance uvolnit, pokud tomu nebrání vážné provozní důvody. 

Zaměstnavatel vždy uvolní svého zaměstnance na nezbytně nutnou dobu, nejvýše však na 3 týdny v kalendářním roce, pokud zaměstnanec na těchto akcích vykonává činnost: 

• vedoucího táborů pro děti a mládež, 
• zástupce vedoucího pro věci hospodářské a zdravotní, 
• oddílového vedoucího, 
• vychovatele, 
• instruktora, 
• středního zdravotnického pracovníka, 
• nebo obdobné činnosti na sportovních soustředěních dětí a mládeže. 

Zaměstnavatel si nicméně může zažádat o refundaci od ČSSZ pouze za 1 týden pracovního volna zaměstnance. 

Volno nelze čerpat na akcích a soustředěních, které jsou pořádány jako součást školní docházky.

Pojem tábor a sportovní soustředění právní úprava nijak nedefinuje, ale jedná se o časově ohraničenou akci pro děti a mládež, bez ohledu na dobu trvání a počet účastníků a také bez ohledu na to, zda jde o akci pobytovou, či nikoliv. 

Podmínky získání pracovního volna 

Aby vůbec zaměstnanec mohl získat pracovní volno, musí splnit určité podmínky a jejich splnění zaměstnavateli také prokázat. Pokud tak neučiní, tak nemá nárok na náhradu mzdy a zaměstnavatel poté ani nemůže doložit nárok na refundaci od ČSSZ. Podmínky jsou následující: 

1/ Zaměstnanec nejméně 1 rok před uvolněním pracoval soustavně a bezplatně s dětmi nebo mládeží (podmínka neplatí u táborů pro zdravotně postižené děti). 

Pokud zaměstnanec tuto podmínku nesplní, musí si pro účast například vzít dovolenou nebo se domluvit na neplaceném volnu. 

• Děti a mládež jsou fyzické osoby mladší 26 let. 
• Za soustavnou práci se typicky považuje taková činnost, kde se aktivity opakují dle předem daného harmonogramu (např. tréninky, zájmové kroužky, oddílové schůzky apod.), a to alespoň 2× měsíčně. Pouze samotná každoroční účast na dětském táboře či soustředění není soustavná práce s dětmi a mládeží. Za porušení soustavnosti se nepovažuje dočasné přerušení těchto aktivit např. z důvodu nemoci, školních prázdnin apod. 
• Podmínka bezplatnosti neznamená, že uvolněný zaměstnanec musí bezplatně vykonávat i činnost, pro kterou byl uvolněn. Pokud s ním pořadatel na dobu trvání tábora uzavře např. DPP, lze i přesto o refundaci zažádat. 

2/ Akci pořádá právnická osoba zapsaná ve veřejném rejstříku právnických a fyzických osob po dobu nejméně 10 let a práce s dětmi a mládeží tvoří podstatnou část její hlavní činnosti. 

Podmínka týkající se doby zápisu a hlavní činnosti je novinkou od 1. 1. 2024. Nyní tedy nestačí, aby práce s dětmi a mládeží byla pouze zahrnuta v hlavní činnosti subjektu, ale nově také musí tvořit podstatnou této hlavní činnosti. 

V případě pořádání akce fyzickou osobou má zaměstnanec nárok na pracovní volno, nicméně náhrada mzdy mu nepřísluší, a to ani v případě, kdy je tato osoba zapsána ve veřejném rejstříku.  

Stanovení doby pro nárok na náhradu mzdy  

Nově náhrada mzdy zaměstnanci přísluší za počet hodin pracovního volna odpovídající délce jeho stanovené (nebo kratší) týdenní pracovní doby. Pokud tedy zaměstnanec pracuje např. 40 h týdně (tj. 8 h denně), tak za jeden den pracovního volna má nárok náhradu ve výši těchto 8 h. Při pracovní době 30 h za týden (tj. 6 h denně) má nárok na 6 h apod. 

Kdyby v průběhu kalendářního roku došlo ke změně délky týdenní pracovní doby, pak se počet hodin zbývajících do ročního limitu vyjádří stejným poměrem k této nové délce. 

Příklad:  

• Zaměstnanec pracuje 40 h týdně (= 8 h denně) a během akce pro děti a mládež čerpal pracovní volno v délce 2 dny (= 16 h). Tím vyčerpal 40 % svého ročního limitu. 
• Poté u něj došlo ke změně týdenní pracovní doby na 20 h (= 4 h denně). 
• Kdyby ve stejném kalendářním roce chtěl další pracovní volno, mohl by vyčerpat už jen 3 dny (= 12 h), což je právě zbývajících 60 % jeho limitu. 

Určení výše náhrady mzdy a refundace pojistného 

Náhrada nově přísluší ve výši průměrného hodinového výdělku, nejvýše však ve výši jedné stočtyřiasedmdesátiny průměrné mzdy v národním hospodářství za první až třetí čtvrtletí kalendářního roku, který předchází kalendářnímu roku, kdy pracovní volno poskytnete. Průměrnou mzdu zveřejňuje Český statistický úřad a tento podíl vyhlašuje MPSV. 

Pro rok 2024 činí průměrný hodinový výdělek (podíl) 243,90 Kč, což je při 40hodinové týdenní pracovní době 9 756 Kč (tj. max. výše refundace od ČSSZ). 

Svému zaměstnanci samozřejmě můžete proplatit i vyšší náhradu za pracovní volno, nicméně vše nad výše uvedenou částku zaplatíte „ze svého“. 

Spolu s refundací náhrady mzdy vrací ČSSZ také pojistné na sociální a zdravotní pojištění za zaměstnavatele (24,8 % SP + 9 % ZP z proplacené náhrady), pojistné za zaměstnance však nikoliv. 

O refundaci je možné zažádat nejpozději 6 měsíců po proběhnutí akce. 

Postup a potřebné podklady pro uznání žádosti o refundaci 

1. Zaměstnanec doručí zaměstnavateli žádost o poskytnutí pracovního volna souvisejícího s akcí pro děti a mládež – je dobré, aby v této žádosti rovnou doložil, že splňuje podmínku o soustavné a bezplatné práci s dětmi po dobu min. 1 roku (potvrzení vydá pořádající tábora/soustředění). Vy jako zaměstnavatel následně prověříte splnění druhé podmínky, že pořádající je zapsán ve veřejném rejstříku nejméně 10 let, práce s dětmi a mládeží je zahrnuta v jeho hlavní činnosti a tvoří její podstatnou část. 

2. Zaměstnanec následně doručí zaměstnavateli potvrzení, že akce (tábor/soustředění) opravdu fyzicky proběhla – potvrzení vydá pořadatel akce. 

3. Zaměstnavatel doloží výplatní pásku zaměstnance za měsíc, kdy mu byla proplacena náhrada mzdy za proběhlou akci pro děti a mládež. 

4. Zaměstnavatel doloží mzdový list zaměstnance a výpis z účtu, že náhradu opravdu proplatil (náhrada se nemusí proplácet zvlášť, ale jako součást mzdy zaměstnance). 

5. Na stránkách ČSSZ zaměstnavatel vyplní formulář – Žádost o úhradu poskytnuté náhrady mzdy při pracovním volnu souvisejícím s akcí pro děti a mládež. K žádosti je nutné si ručně spočítat odvedené sociální (24,8 %) a zdravotní pojištění (9 %) z proplacené náhrady a také uvést bankovní účet, kam má ČSSZ proplatit refundaci pro zaměstnavatele. 

Veškeré podklady je třeba doručit na místně příslušnou správu sociálního zabezpečení, která posoudí nárok na proplacení refundace. 

Nevíte si rady se mzdovými náhradami? 

Přenechte účetní starosti odborníkům! Rádi za vás zajistíme zpracování mezd nebo kompletní vedení účetnictví v Česku i na Slovensku. Ozvěte se na info@e-cons.cz a rádi s vámi probereme možnosti spolupráce.