Chcete outsourcovat účetnictví a mzdy? Buďte nároční!

Delegování odborných kompetencí z účetní, daňové a mzdové oblasti na externí firmy patří mezi trendy poslední doby. Je to logické. Díky outsourcingu váš interní tým nemusí neustále sledovat nejnovější zákony a změny, ale tyto starosti přenecháte lidem, kteří se na ně specializují – jako jsme třeba my.

Očekávání jsou v takovém případě vysoká po stránce odborné i procesní. U dodavatele účetnictví tak nehledejte jen znalosti, ale také úsporu nákladů při logistice dokumentů, jejich zpracování a maximálním využití prvků automatizace a digitalizace.

Očekávání versus realita na poli účetnictví

Praxe je bohužel výrazně za očekáváním. A to i v momentě, kdy rozhodnete pro outsourcing účetnictví a mezd u „velkých hráčů“. Poměrně hezké shrnutí jsme dostali od jednoho z našich nových klientů, který na konci roku přišel s popisem, jak v jeho firmě taková spolupráce aktuálně funguje:

„Vlastní zpracování účetnictví se nás jako zákazníka moc netýká. Do účetního systému nemáme uživatelský přístup. Informace k zaúčtování předáváme zpracovateli účetnictví zpětně, až na základě dotazu. Průběžný přehled o závazcích a pohledávkách k dispozici nemáme. Příkazy k úhradě zpracovatel vystavuje až na základě námi předaných požadavků. Občas bohužel nastávají problémy s duplicitní úhradou došlých faktur. Domluvené sestavy, výsledovku a rozvahu máme k dispozici po měsíčním zpracování účetnictví.“

V podobném duchu se nesly i další odstavce poměrně kritického e-mailu, který ale bohužel odráží častou praxi.

O digitalizaci se u nás hodně mluví, ale v reálném životě jí často nepotkáte. Musíte si vybrat dobrého partnera – nebo skončíte u podobného e-mailu a frustrace, jako jednatel větší firmy z Brna výše. Prostě to nefunguje.

Jak funguje outsourcing účetnictví u E-Consulting?

Podívejme se, jak probíhá zpracování účetnictví v našem systému eAccounting.

Automatizace a zabezpečení

• V cloudovém systému máte všechna data k dispozici kdekoliv, kdykoliv a s maximálním zabezpečením. Elektronickou archivaci už dlouho umožňuje zákon, takže na šanony můžete bez obav zapomenout.
• Drtivá většina opakovaných účetních případů se zpracovává automaticky. Obvykle jde o cca 85 % zápisů.
• Zbývajících 15 % zápisů řeší tým zkušených účetních (jedná se především o interní doklady, investice, majetek, finanční transakce apod.).
• Jako klient můžete kdykoliv vstoupit do systému a vše zkontrolovat, komentovat nebo doplnit.
• Členové vašeho týmu mají rozdílná práva dle svých pozic – podle toho vidí či nevidí agendu nebo mohou ovlivňovat celý proces a obsah dokladů. Práva je možné kdykoliv změnit a přidat či odebrat uživatele.
• Máte přístup do jakéhokoli účetního modulu, který je přínosný v rámci digitalizace firemních procesů.

Fakturace a platby

• Práce s fakturami je maximálně automatizovaná na úrovni cloudu od vystavení až po zaúčtování přijatých faktur. Ukázkový proces zpracování došlých faktur najdete v článku o digitalizaci účetnictví.
• Faktury odchází a přichází na váš sběrný e-mail, kde si je „přebírá“ aplikace eDocument a jediným lidským prvkem v procesu je doplnění metadat a schválení (pokud ho vyžadujete). Žádné papíry, šanony, zakladače, skříně. Na druhou stranu maximální kontrola a dostupnost odkudkoliv.  
• Faktury přijaté systém zpracovává v reálném čase. Bez zpoždění, kterému se při běžném externím zpracování účetnictví obvykle nevyhnete.
• Bankovní výpisy se díky API propojení stahují online. Příchozí a odchozí platby se automaticky párují.
• Díky online zpracování účetnictví se vám do příkazu k úhradě nabízejí jen faktury, které jste v systému odsouhlasili, byly zaúčtovány, a které nejsou součástí některého z předcházejících příkazů k úhradě.
• Účetní systém automaticky hlídá, zda platba faktury už neproběhla v některém z předchozích příkazů. Nemůže tak dojít ke dvojímu proplacení částky.

Reporting a integrace

• Informace pro operativní řízení firmy máte vždy po ruce. Nemusíte zbytečně čekat na základní finanční informace jako jsou například stavy pohledávek a závazků. Aktuální čísla si sami zobrazíte na pár kliknutí, nepřetržitě každý den a odkudkoliv na světě.
• Digitální účetní platforma DIGIecons zajišťuje kompletní účetní reporting klíčových parametrů v reálném čase. Kdykoli tak sledujete stav účetnictví bez čekání na měsíční závěrku.
• Účetní data můžeme propojit s externími firemními daty – například z CRM nebo pokladního sytému. Díky aplikaci eReporting si vše vizuálně zobrazíte v požadovaném kontextu.

Digitalizace účetnictví nemá limity. Pojďte do toho s námi

Toto je jen ochutnávka digitalizace účetnictví. Když najdete dobrého partnera, jsou možnosti téměř neomezené. Jde jen o to udělat první krok a začít se ve firmě bavit o možnostech digitalizace a outsourcingu účetnictví a mezd. Zjistit co trh poskytuje, co firmy umí.

Začít můžete klidně u nás. Představíme vám možnosti digitalizace, časovou i finanční náročnost na implementaci a pomůžeme se vám v tom lépe zorientovat. Ozvěte se nám, tohle je naše parketa. Vy se tak budete moci věnovat více vašemu „core“ businessu a tomu, co vám vydělává.