Archivační lhůty pracovních dokumentů: co, kdy a jak vyřadit?

Dokumenty se hromadí, ale ne vše musíte schovávat navždy. Po skončení pracovního poměru je dobré projít osobní složku zaměstnance a ponechat jen to, co vám zákon ukládá. Ostatních podkladů se můžete bez obav zbavit. 

Které dokumenty můžete vyřadit hned? 

Pokud neexistuje důvod dokumenty uchovávat kvůli možnému pracovněprávnímu sporu, bez zbytečných odkladů byste měli vyřadit: 

• kopie osobních dokladů (občanský průkaz, pas); 
• životopis; 
• zápočtový list od předchozího zaměstnavatele; 
• certifikáty, osvědčení, profesní školení; 
• fotografie zaměstnance. 

Co musíte archivovat a jak dlouho? 

Pro ostatní dokumenty, které vznikly za dobu pracovního poměru zaměstnance, vám zákony ukládají následující archivační lhůty.

3 roky 

• Docházky zaměstnanců.
• Stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění.

4 roky 

• Dokumenty k pracovním sporům (např. vytýkací dopisy, podklady k výpovědi) – čtyřletá lhůta pokrývá tříletou promlčecí dobu i s bezpečnostní rezervou. 

10 let  

Podklady související s nástupem zaměstnance: 

• pracovní smlouva, 
• dohoda o pracovní činnosti, 
• dohoda o provedení práce, 
• mzdové výměry.  

Identifikace zaměstnance: 

• jméno a příjmení, 
• rodné číslo, 
• adresa, 
• zdravotní pojišťovna, 
• informace o důchodu, pokud jej pobírá (invalidní, starobní atd.). 

Pojistné: 

• Doklady k nemocenskému pojištění 
  • výše sjednaného i započitatelného příjmu za jednotlivá období, 
  • doklady o nepřítomnostech (pracovní neschopnost, karanténa, OČR, neplacené volno, neomluvené absence, mateřská dovolená, rodičovská dovolená, otcovská atd.). 
• Doklady k odvedenému zdravotnímu pojištění. 
• Doklady k odvedenému pojištění na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti.

Daňové doklady: 

• prohlášení poplatníka, 
• žádosti o roční zúčtování, 
• vyúčtování k zálohové dani, 
• vyúčtování daně vybírané srážkou. 

45 let 

• Mzdové listy. 
• Písemnosti týkající se srážek ze mzdy.

Jak pracovní dokumenty správně vyřadit? 

Po uplynutí skartační lhůty můžete dokumenty zlikvidovat – ať už jsou v papírové nebo elektronické podobě. 

• Fyzické dokumenty skartujte nebo jinak zničte tak, aby nebylo možné obnovit jejich obsah. 
• Elektronické soubory trvale smažte ze všech systémů i záloh a ujistěte se, že je nelze obnovit. 

Jako soukromý podnikatel v souvislosti s vyřazením mzdových dokumentů na rozdíl od veřejných institucí nemusíte kontaktovat státní archiv. 

O likvidaci doporučujeme pořídit jednoduchý záznam a založit si ho.  

Méně papírů, více času na váš byznys 

Chcete mít účetnictví i mzdy přehledně online, v souladu se zákonem a bez zbytečné administrativy? Rádi vám pomůžeme.

Zpracujeme vaši agendu, zajistíme bezpečnou archivaci a vše převedeme do digitální podoby. Neváhejte se na nás obrátit.