Elektronická archivace účetnictví: na co si dát pozor?

Možná to znáte – doklady se hromadí a vy už nevíte, co s nimi. Využijte sílu digitálních technologií a převeďte šanony do onlinu! Nastavte si ve firmě systém elektronické archivace, díky kterému se vyhnete pokutám a zefektivníte interní procesy. Co si pohlídat, abyste splnili všechny zákonné povinnosti?

Lze účetnictví archivovat pouze elektronicky?

Když dodržíte zákonné náležitosti, můžete tradiční listinnou archivaci zcela nahradit elektronickou. Tato cesta je pohodlnější než klasický papír a šanony. Doklady jednoduše uchováváte na serveru nebo v cloudu. Funkce pro archivaci a organizaci dokladů nabízí řada účetních programů.

Mezi hlavní výhody elektronické archivace patří:

• úspora místa oproti papírovým dokumentům,
• rychlejší vyhledávání dokladů,
• snadné sdílení napříč firmou,
• nižší náklady na tisk, archivaci a skartaci,
• bezpečné zálohování,
• přístup k archivu odkudkoli,
• automatické upozornění na skartační lhůty,
• možnost integrace s jinými firemními systémy.

§ 35a Zákona o DPH (ZDPH) umožňuje evidovat doklady v listinné i elektronické podobě – a můžete je i vzájemně převádět.

Zásady elektronické archivace

Musíte být schopni bezodkladně zajistit přístup správci daně pro účely daňové kontroly k těmto dokumentům:

• daňové doklady uchovávané osobou povinnou k dani (plátce DPH / identifikovaná osoba) která má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, nebo
• daňové doklady za uskutečněná plnění s místem plnění v tuzemsku uchovávané osobou povinnou k dani, která nemá sídlo ani provozovnu v tuzemsku.

Kromě toho se elektronické uchování dat řídí stejnými podmínkami jako listinná forma, musí tedy dle § 34 ZDPH zachovávat:

• Věrohodnost = prokázání totožnosti osoby, která uskutečnila plnění nebo vystavila doklad.
• Neporušenost obsahu = zaručení, že obsah dokladu nebyl změněn.
• Čitelnost = možnost seznámit se s dokladem přímo nebo pomocí počítače s tím, že veškeré náležitosti daňového dokladu dle § 29 ZDPH jsou jasně čitelné. S čitelností nebývá u elektronické archivace problém – dejte si pozor jen na ukládání ve správném formátu a pořízení ostré fotografie celé účtenky.

Jak zajistit věrohodnost a neporušenost dokladů?

Věrohodnost a neporušenost dokladu prokážete pomocí časových razítek s elektronickým podpisem či elektronickou pečetí.

Časové razítko

Časové razítko potvrzuje informaci o tom, kdy daný dokument vznikl. Zajišťuje „zafixování dokumentů v čase“ na 5 let. Po skončení platnosti je třeba dokumenty přerazítkovat.

Díky časovému razítku snadno splníte předpoklad věrohodnosti – prokážete datum a čas vystavení dokladu a že ho mezitím nikdo neupravil. Pro splnění všech náležitostí dokladů razítko vždy zkombinujte s elektronickým podpisem.

Službu časového razítka poskytují organizace vedené v rejstříku Ministerstva vnitra ČR (Česká pošta, eldentity). Funkci použití časového razítka pak nabízí například aplikace wflow, kterou u klientů využíváme a máme s ní dobrou zkušenost.

Elektronický podpis

Elektronický podpis je nástroj pro identifikaci a autentizaci v prostředí internetu. V případě archivace je připojen k datové zprávě nebo je s ní logicky spojen jako metoda k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu ke zprávě.

Musí se používat společně s časovým razítkem – podpis sám o sobě totiž udává pouze informaci, kdo dokument elektronicky podepsal. Může si o něj požádat jak fyzická, tak právnická osoba.

Službu elektronického podpisu nabízí certifikační autority uveřejněné na stránkách MV ČR – Česká pošta, eldentity, První certifikační autorita.

Můžete se setkat s několika typy elektronických podpisů. Kvalifikovaný elektronický podpis využívají orgány veřejné moci při právním jednání. Uznávané elektronické podpisy najdou uplatnění, když vy jednáte s orgány veřejné moci nebo s ostatními subjekty. Patří mezi ně:

• Zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu. Vzniká na základě soukromého klíče a k němu náležícího certifikátu. Vydává ho certifikační autorita.
• Uznávaný elektronický podpis, který je vytvořen společně s kvalifikovaným certifikátem – tento certifikát vydávají za úplatu certifikační autority.

Zaručený elektronický podpis splňuje následující požadavky:

1. Je jednoznačně spojen s podepisující osobou.
2. Umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě.
3. Jeho použití má podepisující osoba pod svou výhradní kontrolou.
4. K datové zprávě je připojen tak, že je možné odhalit pozdější změnu dat.

Elektronická pečeť

Pečeť udává důkaz o tom, kdo elektronický dokument vydal – nejedná se ale o podpis, nemusí být totiž nutně spojena s konkrétní osobou. Využívají ji pouze právnické osoby a poskytuje jistotu původu a integrity dokumentu.

Lze ji využít i jako autentizaci jakéhokoli digitálního předmětu nebo pomocí ní podepisovat časová razítka.

Lhůty pro archivaci

Délka uschování je stejná pro elektronickou i listinnou podobu dokumentů. Podrobnosti se dozvíte v článku o archivaci účetních dokladů.

Přejděte na elektronickou archivaci s pomocí specialistů

Uvažujete o elektronické archivaci? Ozvěte se nám a zjistíte, jak ušetřit díky technologiím. Poskytneme vám konzultaci a pomůžeme s výběrem nástrojů i nastavením elektronické archivace – nebo se rovnou postaráme o kompletní digitalizaci vašeho účetnictví a mezd.