Prohlášení poplatníka: návod, jak vyplnit „růžový papír“ v roce 2025 (+ výše daňových slev)

Potřebujete mít jistotu, že vaši zaměstnanci správně vyplňují prohlášení poplatníka? Tento návod vám usnadní kontrolu a pomůže předejít častým chybám při uplatňování daňových slev. 

Kdo a kdy vyplňuje prohlášení poplatníka? 

Prohlášení poplatníka zaměstnanci umožní skrze svého zaměstnavatele každý měsíc uplatňovat slevy na dani z příjmu, na které má nárok. Má možnost ho podepsat při nástupu do zaměstnání a pak každý další kalendářní rok. 

Zaměstnanec může v jednom měsíci podepsat prohlášení jen u jednoho zaměstnavatele. Pokud má tedy více souběžných zaměstnání, musí si z nich vybrat pouze jedno, kde prohlášení podepíše. 

Aby byly slevy uplatňovány po celý rok, musí zaměstnanec každoročně podepsat prohlášení do 15. 2. Při změně zaměstnavatele je třeba ho podepsat do 30 dní od nástupu do nové práce.

Prohlášení poplatníka mohou podepsat všechny osoby v pracovněprávním vztahu. Tedy jak zaměstnanci, tak dohodáři, studenti i důchodci.

Jak vyplnit prohlášení? 

Pojďme se krok za krokem podívat na jednotlivé části formuláře. 

1/ Údaje o zaměstnavateli a zaměstnanci 

Na začátku formuláře vyplníme rok zdaňovacího období a základní údaje o zaměstnavateli i zaměstnanci.

Pokud je zaměstnanec daňovým nerezidentem ČR, vyplní ještě další údaje jako datum narození, informace o průkazu totožnosti a státu své daňové rezidence.

2/ Slevy podle § 35ba 

Zde uvedeme, jaké slevy chceme uplatnit a následně k prohlášení poplatníka přiložíme doklady, které prokazují nárok na uplatnění daných slev.

Podmínky slev jsou následující:

• Základní sleva na poplatníka – na tuto slevu má nárok každý zaměstnanec bez dalších podmínek, není třeba nic přikládat.
• Základní sleva na invaliditu – na slevu má nárok poživatel invalidního důchodu 1. a 2. stupně. Pro uplatnění slevy musí zaměstnanec doložit rozhodnutí o přiznání invalidního důchodu (stačí jednou při prvním uplatnění) a potvrzení o výplatě důchodu (to je třeba doložit každoročně s aktuálním datem).  
• Rozšířená sleva na invaliditu – na ni má nárok poživatel invalidního důchodu 3. stupně. Doklady k přiložení jsou stejné jako pro základní slevu na invaliditu. 
• Sleva na držitele průkazu ZTP/P – pokud je zaměstnanec držitelem tohoto průkazu, může slevu uplatnit, přiloží pouze kopii průkazu.

3/ Daňové zvýhodnění na děti 

Takzvanou slevu na děti může uplatňovat vždy jen jeden z rodičů. Tato skutečnost se dokládá nejčastěji: 

• Potvrzením o neuplatňování daňového zvýhodnění od zaměstnavatele druhého z rodičů (za předpokladu, že je zaměstnaný). 
• Čestným prohlášením, když druhý rodič zaměstnaný není, případně je OSVČ. 

Aby zaměstnanec mohl uplatnit slevu na dítě, musí splnit podmínky, tj. že vyživované dítě: 

• žije s poplatníkem ve společné domácnosti, 
• je mladší 18 let, případně mladší 26 let a zároveň studuje střední školu (prezenčně), nebo vysokou školu.

Pokud není splněna ani jedna z podmínek, je potřeba doložit potvrzení z finančního úřadu, že se dítě nemůže připravovat na budoucí povolání z důvodu dlouhodobě nepříznivého zdravotního stavu. 

Doklady, které jsou třeba k uplatnění daňového zvýhodnění: 

• rodný list dítěte;
• u zletilého dítěte nad 18 let – potvrzení o studiu, případně potvrzení o dlouhodobě nepříznivém zdravotním stavu od finančního úřadu; 
• potvrzení nebo čestné prohlášení o tom, že druhý z poplatníků neuplatňuje daňové zvýhodnění; 
• v případě, že je dítě držitelem průkazu ZTP/P, pak jeho kopii. 

Vyplnění části daňového zvýhodnění na děti 

Ve spodní části 1. strany prohlášení vyplníme informace o všech vyživovaných dětech zaměstnance: 

• jméno, příjmení, rodné číslo; 
• pořadí (1/2/3 – vyšší pořadí znamená vyšší slevu viz tabulka níže); 
• informaci, zda je dítě držitelem průkazu ZTP/P (pokud ano, vyplníme křížek, výše slevy bude dvojnásobná); 
• informaci, zda je dítě zletilé (pokud ano, vyplníme křížek).

V horní části 2. strany vyplníme informaci o druhém vyživujícím poplatníkovi: 

• Pokud zaměstnanec dítě vychovává sám, zaškrtne v horním poli pouze „NE“ a dál tabulku nechá prázdnou. 
• Pokud vyživuje dítě spolu s dalším poplatníkem, v prvním poli vybere „ANO“ a doplní jeho jméno, příjmení, rodné číslo a adresu. 
• Do pole „Uplatňuje daňové zvýhodnění“ vyplní dle skutečnosti „ANO“ nebo „NE“. 
• Do pole „Zaměstnání“ vyplní podle skutečnosti „ANO“ nebo „NE“ (druhý rodič je zaměstnaný, i když je na mateřské nebo rodičovské dovolené). Na základě vyplnění tohoto pole postupujeme následovně: 
  • „ANO“ – vyplníme název a adresu plátce daně druhého z vyživujících poplatníků a k prohlášení přiložíme potvrzení od jeho zaměstnavatele o tom, že daňové zvýhodnění neuplatňuje. 
  • „NE“ – nic dalšího do tabulky nevyplňujeme a k prohlášení přiložíme čestné prohlášení druhého z poplatníků. 

Podpisová část 

Zaměstnanec do levé horní kolonky uvede datum podpisu a svůj podpis. 

Změnová část 

V případě, že v průběhu zdaňovacího období dojde u zaměstnance k nějaké změně, která ovlivňuje uplatnění slev na dani, uvede ji do změnové části.

• Do první tabulky vyplní informace o změnách ve všech slevách kromě daňového zvýhodnění na děti – druh změny, měsíc, ve kterém změna nastala, a do třetího sloupce datum a podpis. 
• Pokud dojde ke změně u daňového zvýhodnění na děti, slouží k oznámení poslední tabulka, která se vyplňuje stejným způsobem jako výše ve formuláři.  

Přehled daňových slev a zvýhodnění v roce 2025 

Druh slevy	Ročně	Měsíčně
Sleva na poplatníka	30 840 Kč	2 570 Kč
Sleva na 1. dítě	15 204 Kč	1 267 Kč
Sleva na 2. dítě	22 320 Kč	1 860 Kč
Sleva na 3. a další dítě	27 840 Kč	2 320 Kč
Sleva na invaliditu 1. a 2. stupně	2 520 Kč	210 Kč
Sleva na invaliditu 3. stupně	5 040 Kč	420 Kč
Sleva na držitele průkazu ZTP/P	16 140 Kč	1 345 Kč
Sleva na manžela/ku pečující o dítě do 3 let*	24 840 Kč	2 070 Kč
Sleva na manžela ZTP/P pečující o dítě do 3 let*	49 680 Kč	4 140 Kč

Potřebujete pomoci se mzdovým účetnictvím? 

Přenechte své mzdové starosti odborníkům. Postaráme se za vás o zpracování mezd nebo kompletní vedení účetnictví v České republice a na Slovensku. Napište na info@e-cons.cz, rádi s vámi probereme možnosti spolupráce.