Nejčastější chyby při digitalizaci účetnictví: jak se jim vyhnout? [video]

Když se podíváte na úspěšné projekty digitalizace účetnictví, rychle zjistíte, že za nimi stojí pevný základ – promyšlené plánování a odhodlaný tým.

Nedávno jsem měl možnost diskutovat s Adamem Bártou, odborníkem na digitalizaci. Probrali jsme, proč tolik digitalizačních projektů končí fiaskem a co můžete udělat, abyste se vyhnuli častým chybám.

Přečtěte si shrnutí nebo si pusťte celou 5. epizodu naší série rozhovorů: 

Proč 70 % digitalizačních projektů selže? 

Studie ukazují alarmující číslo: až 70 % projektů digitalizace končí fiaskem! Z mé zkušenosti se v našem oboru nejčastěji objevují tyto příčiny neúspěchu:

• Chybné plánování. Mnoho firem podcení přípravu a rovnou skočí do realizace. Je to jako postavit dům bez projektu – je jen otázka času, kdy se sesype.
• Setrvačnost procesů. Pokud firma nemá akutní problém s náklady na administrativu, často chybí motivace ke změně. Jenže později může být digitalizace mnohem dražší a složitější.  
• Nesoulad očekávání. Často se stává, že vedení firmy má úplně jiné představy o digitalizaci než zaměstnanci. Výsledkem je chaos a frustrace.
• Nepřipravenost týmu. Ne všichni zaměstnanci budou nadšení z nových technologií. Je potřeba je na změnu připravit a motivovat.
• Špatný výběr nástrojů. Ne každý nástroj je vhodný pro každou firmu. Troufám si říct, že bez zkušeností je velmi těžké vybrat ty správné.
• Nedostatek financí. Promyšlená digitalizace je investice, která se vyplatí. Začít se sice dá i s málem, ale je potřeba mít rozpočet.

#1 Příklad z praxe: když chybí podpora shora 

Nedávno jsme řešili digitalizaci ve velké technologické firmě. Přestože šlo o špičkovou společnost, projekt se zasekl na základní věci – nedostatečném zapojení decision makera. Vedení delegovalo projekt na nižší management, který postupně ztrácel motivaci.

Výsledek? Zavedli jsme jen dílčí nástroje místo kompletní digitalizace. I ty samozřejmě klientovi a nám pomáhají, ale mohli jsme udělat mnohem více. Restart takového projektu bude velmi obtížný. 

#2 Příklad z praxe: když digitalizaci brzdí strach o místa 

„Znamená to, že přijdu o práci?“ Zeptala se jedna ze zaměstnankyň na schůzce o digitalizaci mezd ve firmě s miliardovými obraty. A trefila hřebík na hlavičku – odhalila totiž hlavní kámen úrazu celého projektu. 

V 10členném rozhodovacím týmu klienta seděli převážně lidé z administrativy. Tedy ti, jejichž rutinní práci měl nový systém převzít. Projekt skončil dřív, než začal. Nešlo to jinak – těžko můžete někomu prodat řešení, které ho „ohrozí“.

Zajímavé je, že u podobných administrativních profesí dlouhodobě vidíme vysokou fluktuaci. Je ke zvážení manažerů i samotných zaměstnanců, jestli nebudou přínosnější a spokojenější na jiné pozici.

Jak zvýšit šanci na úspěch? 

• Zapojte klíčové lidi. Bez podpory vedení nemá projekt šanci na úspěch. Sestavte tým lidí, kteří mají vizi a chuť ke změně. Pečlivě zvažte, kdo má rozhodovat. 
• Komunikujte se svým týmem. Lidé potřebují pochopit přínosy digitalizace a přijmout je. Navíc mohou mít obavy o své pozice. Otevřeně s nimi komunikujte o změnách a jejich dopadech. 
• Nechte si poradit. Využijte zkušenosti specialistů, kteří digitalizací provedli desítky klientů. Poradí vám s výběrem vhodných nástrojů i plánováním. Nebojte se požádat o referenci a poslechněte si, jak pomohli jinde.

Digitalizace je nevyhnutelná. Otázka je kdy, ne zda 

Praxe ukazuje, že digitalizace zdaleka není jen o technologiích, ale především o lidech. Jste připraveni na změnu?

Věřte, že když jednou vyzkoušíte výhody automatizovaného účetnictví, už se nikdy nebudete chtít vrátit k papírování. Udělejte první krok a pojďte změnit budoucnost svého podnikání. Ozvěte se nám.