5 bariér, které firmám brání v digitalizaci účetnictví a mezd. Jak je překonat?

Je digitalizace účetnictví, personalistiky a mezd správná cesta pro vaši firmu? Máte obavy z nákladů, složitosti nebo odporu zaměstnanců? Přečtěte si, jak překonat (nejen) tyto překážky! Ať už jste skeptik nebo nadšenec, otevřu vám oči – možná i dveře k efektivnějšímu podnikání a úsporám. 

1/ „Nemáme na digitalizaci čas a peníze.“ 

Všichni to známe. Neustálý kolotoč faktur, uzávěrek, papírování a hašení požárů. Máte pocit, že se v tom topíte a že na nic jiného nezbývá čas, natož peníze? 

S digitalizací účetnictví a mezd investujete do budoucnosti firmy. Moderní nástroje jsou dnes běžně dostupné, není třeba za ně platit statisíce nebo si je nechat vyvíjet na míru. Stačí být otevřený novým možnostem.

Rozhodně nemusíte ze dne na den změnit celou firmu. Investujte nejdříve tam, kde to má největší dopad. 

S dobrým plánem se implementace nebude táhnout dlouhé měsíce. Moderní programy jsou intuitivní, což usnadňuje přechod na nový systém vám i kolegům – v aplikacích se rychle zorientujete. A když si vezmete na pomoc partnera, který ví, co dělá, může být hotovo do měsíce! 

Jasně, změna není zdarma a vyžaduje i váš čas. Obojí se vám ale téměř obratem vrátí na rychlejším zpracování agendy a redukci administrativy, která stejně nikoho nebaví. Vaši lidé se mohou věnovat produktivní práci a z účetních a mzdových dat konečně dostanete relevantní finanční reporty, abyste se mohli lépe rozhodovat a posunout firmu dál.

Za to pár týdnů nekomfortu stojí, co myslíte?

2/ „To by u nás nefungovalo.“ 

Slyšeli jsme to už mnohokrát. Digitalizace účetnictví a mezd prý není pro „naši firmu “, pro „naše lidi“ nebo pro „naše specifické procesy“. Chápeme vaše obavy. Ale je tomu skutečně tak? 

Podívejte se kolem sebe. Digitalizace proniká do všech oblastí našeho života. Od nákupů přes bankovnictví až po komunikaci se státem. Každá firma je unikátní, ale to neznamená, že by nemohla těžit z digitalizace. Firmy, které se nedokáží přizpůsobit, dříve či později ztratí krok.  

• Možnosti digitalizace nezávisí na velikosti firmy. Malé i velké společnosti mohou těžit z automatizací a chytrých nástrojů. Kdo chce, najde cestu. 
• Moderní software zvládá i komplexní procesy, přizpůsobí se specifikům vašeho oboru a dokážete ho propojit s dalšími aplikacemi. Získáte tak jeden funkční ekosystém. 

Účetnictví a mzdy jsme digitalizovali ve firmách různých velikostí a oborů od retailu až po SaaS. Rádi vám představíme konkrétní situace a výsledky, kterých naši klienti dosáhli.

A pokud bude před nasazením moderních nástrojů vhodné nejdřív upravit a zjednodušit některé vaše interní procesy, na rovinu vám to řekneme. 

3/ „Naše účetní mají své postupy, nechtějí nic měnit.“ 

Stává se, že ve firmě narazíte na odpor ke změně, zejména pokud jde o zavedené pracovní postupy. Klasický scénář vypadá zhruba takto: účetní mají svoje osvědčené metody a říkají, že digitalizace způsobí zbytečné komplikace. Proč něco měnit, když to „funguje“? 

Je to podobné, jako by někdo v dnešní době jezdil do práce na koni, ale přitom si může pořídit auto nebo využít MHD. Sice to jde, ale za jakou cenu a s jakou efektivitou… Problém s přijetím změny bývá spíš o psychologických bariérách než těch technických – vychází totiž ze strachu z neznámého. 

Moderní účetní systémy zjednoduší a zpřesní zpracování agendy. Zaměstnanci už nemusí trávit hodiny přepisováním faktur nebo hledáním dokladů, ale mají čas na důležitější úkoly s přidanou hodnotou – analýzy, plánování, strategické rozhodování, řešení složitých případů, poradenství… 

Nástroje můžeme nastavit a přizpůsobit tak, aby co nejvíce odpovídaly současným postupům účetních. Klienty neházíme do hluboké vody, ale nabízíme zaškolení a podporu zdarma. Díky uživatelské přívětivosti si aplikace osvojí i ti, kdo nejsou nejlepší přátelé s technologiemi.

Nedokážeme ale mávnutím kouzelného proutku změnit přístup lidí. Na vás jako leaderovi je podporovat firemní kulturu učení a růstu.

• Sdílejte s týmem své plány a vysvětlete, jak digitalizace zapadá do celkové strategie. Když lidé pochopí, proč se změny dějí, lépe je přijmou.
• Buďte trpěliví, ale jasně komunikujte, že digitalizace je nevyhnutelná cesta vpřed. Zaměstnanci odmítající pokrok totiž dříve či později brzdí celou firmu. 

4/ „Nerozumíme tomu.“ 

Digitalizace může znít složitě, obzvlášť, když zatím nemáte zkušenosti s moderními nástroji pro zpracování účetnictví a mezd. Podnikatelé běžně cítí nejistotu a přemýšlí, jestli jejich interní znalosti budou stačit pro správu nových systémů, nebo se obávají, že si neporadí s nastavením a technickými problémy. 

Ve skutečnosti ale nemusíte být IT expert, abyste mohli digitalizovat. Zkušený implementátor s odborným i technologickým know-how vás změnou provede.

5/ „Úřady vyžadují papíry, nechceme se s nimi dohadovat.“ 

Byrokracie může být únavná. Stát sice postupně směřuje k digitalizaci, ale pomaleji, než bychom si přáli. Místo frustrace se soustřeďte na to, co můžete udělat pro svůj byznys hned teď.

Neočekávejte od státu zázraky. Využívejte zavedené elektronické služby státní správy a digitalizujete své procesy co nejdříve, abyste byli připraveni, až se úřady konečně „chytnou“ ve všech oblastech podnikání. 

Stalo se vám, že úředník odmítl převzít elektronické doklady? Nejste sami. Státní správa ale nemůže požadovat či preferovat papírové dokumenty. 

• Zachovejte klid a s úsměvem informujte úředníka, že jeho požadavek je v rozporu s nařízením EU č. 910/2014 (eiDAS).
• Zdůrazněte, že toto nařízení vám dává právo předložit doklady elektronicky. Většinou to stačí k vyřešení situace.

Stejně tak i elektronická archivace plně odpovídá zákonným požadavkům. Nenechte se odbýt. 

Překonejte bariéry a rozhodněte se pro změnu. Pomůžeme vám 

Spolupracujte s účetní kanceláří, která vás spolehlivě provede přechodem na moderní účetnictví a mzdy. Digitalizace je naše parketa!

Zbavujeme firmy drahé administrativy a nabízíme implementaci nástrojů i externí vedení účetnictví a mezd. Vyvíjíme vlastní aplikace, které každý den usnadňují práci a šetří peníze firmám jako Decathlon nebo Shoptet. 

Koukněte na reference nebo rovnou napište – rádi vám představíme možnosti.